Управление проектами и ключевой навык временной рамки

Статья опубликованная в Harvard Business Review излагает, что в многообразном мире бизнеса менеджеры проектов выступают в роли идеальных универсалов. Маневрируя между жёсткими и мягкими навыками, они являются воплощением идеального сочетания технического умения и понимания человека. Расходы в размере 48 триллионов долларов на проекты ежегодно по всему миру подчеркивают повсеместное присутствие управления проектами в каждом уголке профессионального мира.

Динамика управления проектами меняется. С учётом прогноза Gartner о том, что к 2030 году AI будет руководить 80% проектами, менеджеры проектов должны реинвентировать свой набор навыков. В основе этого набора навыков лежит кажущаяся скромной, но чрезвычайно мощная способность — временная рамка (timeboxing).

Для того чтобы действительно понять временную рамку, важно узнать о её двойном применении. Исторически она появилась как маяк в гибкой разработке программного обеспечения, обеспечивая своевременные поставки в условиях жёстких сроков и зависимостей. Однако в последнее время она нашла применение в качестве инструмента личной продуктивности, где отдельные лица используют мощь выделенных временных интервалов для достижения конкретных задач.

Несмотря на то что оба применения временной рамки сосредоточены вокруг задач и сроков, последний аспект личной продуктивности заслуживает здесь обсуждения.

Временная рамка и управление проектами: две стороны одной медали

Пока суть управления проектами заключается в том, чтобы помочь командам достичь заранее определенных целей в установленные сроки, временная рамка отражает эту суть на индивидуальном уровне.

Погрузимся в увлекательный мир кино, где Шурик, не подозревая об этом, проходит через все этапы управления проектами.

Когда Шурик узнал, что Нина была похищена, для него началась настоящая гонка со временем. Его миссия — спасти Нину до того, как она выйдет замуж против своей воли.

Оценка и прогнозирование

Шурик осознавал, что у него ограниченное количество времени, чтобы спасти Нину. Он быстро оценил все возможные места, где её могли держать в заложниках, и прогнозировал, как быстро сможет добраться до каждого из них. Перед Шуриком стояла задача быстро перемещаться по территории. Машина скорой помощи, которую он «арендовал», стала его основным транспортным средством. Но как и в любом проекте, нужно было предусмотреть «план Б». И ишак здесь стал отличным решением — адаптивным, устойчивым к горной местности и… не требующим бензина!

Область действия/Время/Затраты

Шурик разбил свой план спасения на несколько этапов: определить место, где держат Нину, подготовить все необходимое для её освобождения и, наконец, выполнить сам план. Он быстро решил, что какие-то действия слишком рискованные или затратные по времени и решил их пропустить или заменить на более быстрые варианты. Используя машину скорой помощи и ишака, Шурик оптимизировал затраты времени и ресурсов. Он понимал, что каждая минута на вес золота и выбирал транспорт в зависимости от конкретных условий.

Приоритизация

Шурик понимал, что самым главным является безопасность Нины, поэтому он приоритизировал действия, направленные на её немедленное освобождение. Все остальное отошло на второй план. Понимание того когда и где использовать машину или ишака, являлось ключом к эффективности его «проекта». Машина была быстрой, но ишак лучше справлялся с горной местностью.

Синхронизация и сотрудничество

Друзья Шурика играли ключевую роль в выполнении плана. Чтобы все прошло гладко, он координировал свои действия с ними, убедившись, что каждый знает свою роль и готов действовать в нужный момент. Шурик понимает, что без помощи своих друзей ему не обойтись. Ведь каждый из них обладает уникальными навыками и знаниями, которые могут пригодиться в сложной ситуации.

Помните момент, когда один из друзей Шурика, зная особенности местной культуры и традиций, помогает ему «переодеться», чтобы они могли незаметно проникнуть в дом, где удерживается Нина? Или мгновение, когда другой друг демонстрирует свои навыки вождения, помогая Шурику увернуться от преследователей и сбить их с толку?

Эти моменты являются ярким примером того, как важна командная работа и координация действий. Шурик, как настоящий лидер проекта, умело распределяет роли среди своих друзей, учитывая их сильные стороны и компетенции. Он создает атмосферу доверия, где каждый чувствует свою важность и готов действовать ради общей цели.

Воспользовавшись принципами Timeboxing, Шурик действовал быстро и решительно, каждый этап спасения был чётко спланирован и отработан до мелочей.

Несмотря на все трудности, благодаря чёткой координации и предварительной подготовке, миссия по спасению Нины завершилась успехом.

Итак, в следующий раз, когда вы будете планировать свой проект, помните о Шурике. Иногда самые неожиданные решения — это лучшие решения. И да, не забудьте про своего «ишака»!

источник: https://hbr.org/2023/10/project-managers-unlock-the-power-of-timeboxing